Project Portfolio Management

Elke organisatie heeft een eigen wijze van het managen van haar projecten. Meestal is deze gebaseerd op de Prince2 methode, maar ook daarin verschilt men vaak van elkaar. Project Portfolio Management start wanneer vanuit de ideeën fase goedkeuring is gegeven om een project te starten. Het focust voornamelijk om de governance er omheen. Het bepaalt de omvang van het onderhanden zijnde portfolio, beslist binnen dat portfolio en zorgt voor de juiste informatie over dat portfolio.

Belangrijk hierin zijn de criteria en afweging van goedkeuring over de (deel)plannen van projecten. De gevolgen in kaart te brengen van beslissingen over die projecten, bijvoorbeeld het uitstellen van de startdatum met 5 maanden. En ook de juiste informatie te verzorgen op basis waarvan men de beslissingen kan maken.

Corporate Portfolio Management zorgt voor de aansluiting vanuit de voorfase, maar ook met de overdracht naar beheer. De methode laat de onderliggende methode in takt, maar beschrijft de generieke processen tot in detail die nodig zijn voor het handhaven van de totale mix aan projecten.

Resource management levert de uitnutting van de resources over een bepaalde periode. Maar het geeft ook duidelijk weer waar de knelpunten zitten of in de komende periode zich gaan voordoen. Mits goed ingericht zal dit er ook voor zorgen dat niet iedereen persoonlijk komt zeuren aan het bureau van die de meest cruciale beheerder.

Als er een goede overdracht is van het Strategische Portfolio zal gedurende de uitvoer ook geen verrassing optreden wanneer een initiatief goedkeuring krijgt. Een organisatie wordt ook gedwongen te kiezen. Vaak een cultuur shock, maar ook een verademing voor anderen.

Het budget is een van de sterkste KPI’s van het Portfolio Management. Maar dan voornamelijk omdat het portfolio zich concentreert op het gehele budget van alle projecten binnen een portfolio. Het zorgt er voor dat een project niet individueel wordt bekeken, maar wordt afgezet tegen alle anderen projecten die budget opmaken voor een portfolio manager.

Ook de risico’s moeten bekeken worden in het totaal van de portfolio. Het heeft niet veel zin om een project uniek te kwalificeren als risicovol. Pas als het in een heel portfolio wordt geplaatst kan de portfolio manager zien dat de andere projecten weinig tot geen risico met zich meebrengen. Dan is het verantwoord om door te gaan met het risicovolle project. Wel met extra aandacht natuurlijk.